SEの仕事力向上

SEの打ち合わせが必要というのは嘘【打合せ好きは仕事できない人】

フリーランスWebマーケターのミツキ(@ptnimz1987)です♪

SEで働いている人で下記のような悩みを抱えている方は多いのではないでしょうか?

  • SEって打ち合わせが多い気がするけど無駄じゃないかなぁ?
  • どうすればSEの打ち合わせを減らして円滑に仕事進められるかな?
  • SEの打ち合わせを円滑に進めるにはどうすればいいだろう?

僕自身SEを9年やってきて、会社員SE時代の3年くらいはかなり打ち合わせが多かったという感覚です。多い時は1日ずっと打合せということもあったので上記のような疑問を抱えていました。

正直SEの打ち合わせは不要なことが多いのですが、現実問題打ち合わせが多い現場って多いのではないかと思います。

そこで円滑に打ち合わせを進めるために大事なことを解説しつつ、本当は打ち合わせが不要な理由についても見ていきましょう!

ミツキ
ミツキ

僕の感覚的に7~8割くらいの打ち合わせは不要でした。

事実打ち合わせがない方が仕事が円滑に進んだ経験があるので、その経験を踏まえて解説していきます。

 

SEの打ち合わせが必要な理由

SEの打ち合わせが必要と思われている理由についてまず解説していきます。

SEの打ち合わせが必要な理由①認識のずれを解消できる

打ち合わせを行うことで認識のずれを解消することができるという理由で打ち合わせを行うSEの現場は多いですよね。この認識のずれというのは具体的に言うと下記の間での認識です。

  • SEと顧客間の認識
  • SEのチーム内での認識
  • SEと他チームとの認識

認識のずれがあるまま仕事を進めると方向性がずれてしまうことがありますからね。

SEの打ち合わせが必要な理由②顧客の不満抑えられる

2つ目は顧客の不満を抑えられるという理由です。

正直、認識のズレなく円滑に仕事が進んでいたら顧客が不満を感じることはありませんよね。とは言えSEの仕事において100%の出来で進んでいくことなんてないですよね。

少しでも顧客が不満を抱えている時に顔を見せることでその不満が抑えられることもあります。

SEの打ち合わせが必要な理由③コミュニケーション取る機会になる

現場にもよりますが、SEという仕事はコミュニケーション取る機会が少ないところもあります。実際僕も一時期いた現場で少ない時に発する言葉は下記だけでした。

ミツキ
ミツキ
  • おはようございます。
  • お先に失礼します。

極端に感じるかもですが、事実です。こういう感じでコミュニケーションを取らないSEにとって打ち合わせという場がコミュニケーションを取るきっかけになることもあります。

 

SEが打ち合わせで気を付けるべきこと

それではSEが打ち合わせの時に気を付けるべきこと、注意すべきことはどんなことがあるでしょうか?3つの観点で解説していきます。

SEの打ち合わせでの注意点①目的をはっきりさせる

まず一番重要なのは打ち合わせの目的をはっきりさせることです!

最初に目的をはっきりさせることも重要ですし、絶えずその目的を持ちながら打ち合わせをしていくことが重要となってきます。目的がはっきりしないと下記のようなことが起こりえます。

  • 話が行ったり来たりしてしまう
  • ムダな話が多くなる
  • 最終的に何も残らない
  • 打ち合わせ時間がどんどん長くなる

逆にいうと目的がはっきりしている打ち合わせは短時間で終わらせることが可能です。

SEの打ち合わせでの注意点②資料作成を事前にやる

SEの打ち合わせというと事前に作成する資料は必要不可欠のようなところがありますよね。資料を作成する上で注意点は大きく3つあります。

打合せ資料作成の注意点①誰に向けて話すか明確に

一つ目は誰に向けて話すかを明確にすることです。例えば下記のそれぞれについて話す場合、話す内容変わってきますよね?

  • 顧客の情報システム部門の人
  • システムを使っている顧客のエンドユーザー
  • 顧客の経営層

それぞれで理解できる内容が異なるので、聞く側の目線に合わせた資料にする必要があります。

打合せ資料作成の注意点②先に結論、起承転結を意識する

資料の流れとしては、一番最初に結論を持ってきて、その後は起承転結が良いです。

例として、「打ち合わせで使用する資料はPowerPointが良い」という提案をするための打ち合わせであれば下記のような流れで資料を作成していきます。

  • STEP01
    資料作成はPowerPointが良い
  • STEP02
    PowerPointを使ってる人が多い
  • STEP03
    教育の手間が減る
  • STEP04
    資料作成にPowerPointを使うことはあらゆる面で効率的
  • STEP05
    資料作成するならPowerPoint一択

※本当は資料作成=PowerPoint一択ではないのであくまで例です(笑)

上記のような流れでわかりやすく資料を作ると理解してもらえやすくなります。

打合せ資料作成の注意点③図をうまく活用する

資料を作成する上で図や表やグラフは必要不可欠です。

打ち合わせの体裁にもよりますが、正直文字ほとんどなしで表やグラフだけで作ってもいいくらいですね。なるべくパッと見てわかりやすい資料を作ることを心がけましょう!

SEの打ち合わせでの注意点③次のアクションを明確にする

目的と共に重要なこととして、次のアクションを明確にすることがあります。

1時間とか2時間の打ち合わせをして、結局何するんだっけ?ってなったことありませんか?そうなってしまうと1時間とか2時間が全てパーとなってしまいます。

1時間の打ち合わせの場合:

10人参加しているとすると10時間分無駄にしたことになります。

・・・時給換算して1人平均3,000円/hだとすると30,000円の損失ですね。

打ち合わせをしたら、必ず着地点として次のアクションを明確にするのが重要です。

 

SEの打ち合わせが不要なのはなぜか?

ここまでSEが打ち合わせをするという観点で解説してきましたが、冒頭にも書いた通りそもそも打ち合わせは必要ありません!なぜ必要ないかの理由を5点解説していきます。

SEの打ち合わせが不要な理由①ムダな会話が多い

まず、打ち合わせに参加していると不要でムダな会話が多いと感じることないでしょうか?

正直1時間の打ち合わせのうち必要な会話は数分か数十分です。特に会話に詰まっている時、非効率過ぎますね。そこからなにか生まれるなら良いのですが、大抵は「各自考えて次の会議へ持ち越しね」となります。

意見を出し合いながら急にひらめくこともありますが、そんなの稀です。

たまに打ち合わせでアイスブレイクから入って、本題のための序章の話があって、本題に入るみたいなパターンもありますが、時間のムダ感が半端ないと感じます。戦略かもしれないですが、単刀直入に本題に入ればいいのにと突っ込みたくなることがよくありました。

ミツキ
ミツキ
実際に僕が参加した打ち合わせで一番いらないなと思ったのは、システムの要件を決めるための打ち合わせで5~10分くらい続く上司の娘自慢ですね。

娘の事を好きなのはわかるけど、別にその場で話す必要ないし全く時間の無駄だなと感じました。

SEの打ち合わせが不要な理由②自分に関係ない話題がある

SEの打ち合わせって、自分に関係のない話題が多いと感じませんか?

基本SEの仕事は要件定義の上流から始まって、設計、開発、テスト、運用保守と流れていきます。例えば、要件定義の打ち合わせなのに、テスト要員の人が参加していてもほとんど意味ありません

自分に関係ない話題が多いところにいても集中できないだけなので、③の理由に繋がっていきます。

ミツキ
ミツキ
僕も実際に経験したのは、開発担当で入ってるのに打ち合わせの内容はいくらで対応するかというお金の話だったことがあります。

興味ないわけではないですが、関係ないなーと思って退屈だった記憶があります。

SEの打ち合わせが不要な理由③集中できない人がいる

打ち合わせをしていて、100%集中している人ってどれくらいいるでしょう?正直ほとんどいませんよね。人によっては居眠りこいてたりもします。

必要最低限ならまだしも、打ち合わせに参加するだけでも勉強になるからという理由でSEの若手が繰り出されるのは本当に止めてほしいです。当事者意識がないとどんなに打ち合わせに参加したところで成長はないので時間のムダです。

あとせめてやるなら、集中できないSEがいたらすぐに退席させるのが良いかもしれませんね。ムダな時間を過ごしているくらいなら、後で議事録を見てもらって、その時間をSEとしての別の業務かスキルアップに活かしたほうが良いです。

ミツキ
ミツキ
僕がいた現場ではその打ち合わせの中で一番決裁権がある方が寝てる事もありました。

話している内容が実務よりだったので、その決裁権ある方にはわかりづらい話だったのかもですが、、、どうやって決裁するんだろう?って感じでしたね(笑)

SEの打ち合わせが不要な理由④資料を読めば済むことを打ち合わせで話している

資料を読めば理解できることを面と向かって話をされる、そんなことないでしょうか?説明のための資料を作る→打ち合わせで配る→打ち合わせで話す、大分ムダが多いですよね。

面と向かって話すなら資料を作っても簡易的なものでOKなはず。それを手をこんで作っていることが多いです。特にSEはギチギチに資料を作りたがるくせがあるので、注意が必要です。

仮に打ち合わせでこの記事を朗読されたら自分で読むわ!ってなりますよね?

ミツキ
ミツキ
僕も最初の会社の本部長の面接で同じことしたからあまり大きな声で言えないんのですが・・・(笑)

エントリーシートで書いてあることと同じ事をひたすらアピールしてたら、本部長にそれは書いてあるねって冷静な突込みをされたことがあります。ただ打ち合わせでも同じことですよね。

SEの打ち合わせが不要な理由⑤偉い人が威張る場になる

僕が会社員だった時の話ですが、打ち合わせになると決まって威張り始める上司がいました

基本威張って、怒り始めるので、始まったら最後、いつ終わるかわからない・・・ひどい時は6時間くらい永遠とやっているときもありました。

権威を示したい気持ちもわからなくもないですが、優秀なSEを育成することや自身がSEやPMとしてもっと成果出るように力を使えばいいのにといつも思っていましたね。

 

SEの打ち合わせをなくして仕事を円滑に進めるにはどうすればよいか?

SEが打ち合わせをせずに円滑に仕事を進めるにはどうすればいいでしょうか?コツは2つだけなので紹介していきますね。

SEが打合せなしで円滑に仕事を進める方法①マメにコミュニケーションを取る

仕事を円滑に進めるにはマメなコミュニケーションが最も重要です!

SEは隣の席でもチャットで会話をしちゃうくらいコミュニケーションをとらない現場があります。そういう方はこまめにコミュニケーション取るようにしましょう!

小さな疑問をすぐ解決しながら進めていけばわざわざ長い時間を取って会議をする必要なくなります。

ミツキ
ミツキ
実際僕がSEとして最後にいた現場では少しでも気になった事があったらすぐに聞くようにしてて、仕事の効率はめちゃくちゃ上がりました。

大体1ヵ月後が納期の仕事は遅くとも3週間後には終わってるくらい円滑に仕事が進むようになって、打ち合わせは1か月に1時間くらいしか参加しませんでした(笑)

SEが打合せなしで円滑に仕事を進める方法②文章で理解できることは文章で共有、読んだら回答をもらう

文章でわかることをわざわざ対面で話すのは、その会話に参加している人数分だけムダになります。

読めば理解できることはメールやドキュメントで共有、読んで理解したら回答をもらうようにしましょう!内容が理解できなかったら補足、認識合わせをするくらいでいいです。

ミツキ
ミツキ
結局、基本はメールでやりとりしつつ、こまめにコミュニケーション取って疑問点を解消しながら仕事進めていくとストレスなく仕事を進めることができます。

 

まとめ

まとめると下記のような理由で僕はSEにとって打ち合わせが不要と考えています。

  1. ムダな会話が多い
  2. 自分に関係ない話題がある
  3. 集中できない人がいる
  4. 資料を読めば済むことを打ち合わせで話している
  5. 偉い人が威張る場になる

仕事が円滑に進んでいた現場は、基本逐次メールや対面で確認する程度なので、1回あたり10分もかからずことが進んでいくのでスムーズです。

要点だけをたまに話すだけだとドライな関係になってしまうのでは?と懸念される方もいるかもしれませんが、もしそうなら業後かランチ時間にでもコミュニケーションとればOKです♪

わざわざ何人もの時間を奪う必要はありません!もし打ち合わせ好きが集まる時間搾取の会社であれば転職を検討するのもありですね。

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ABOUT ME
ミツキ
⭐️Love:Webでの発信,自己探求⭐️人生のテーマ:ポテンシャルを開花し周りの人と自分が生きたい人生を生きる⭐️経歴:文系四大卒→某SIerに就職し社畜SE4年→フリーランスエンジニア5年→フリーランスWebマーケター⭐️目標:2020年にWebマーケターとして法人化!⭐️プロフィール詳細はこちら⭐️コンサル等お仕事の依頼はこちら
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